Anticiper la logistique et définir un budget
Étape pratique incontournable, la logistique conditionne en grande partie la réussite de votre événement. Avant de vous lancer, répertoriez précisément tous les besoins matériels et humains. Le budget doit être établi en prenant en compte :
• La location de l’espace (si nécessaire) : si vous optez pour un espace privé ou une salle communale, vous devrez peut-être prévoir un coût de location. Certains lieux militants prêts à s’engager dans votre démarche pourront toutefois vous accueillir gratuitement ou à tarif réduit.
• Les frais de restauration : si votre rencontre s’étend sur la journée ou le week-end, il est souvent judicieux de prévoir une solution de repas (food truck local, buffet participatif, paniers de producteurs). Dans la démarche permaculturelle, il est cohérent de favoriser les circuits courts et biologiques.
• L’achat de matériel : que vous organisiez des ateliers de construction ou des présentations, vous aurez peut-être besoin d’outils (pelles, seaux, bottes de paille) ou d’équipements techniques (sono, projecteur). Listez tout, afin d’éviter les mauvaises surprises le jour J.
• La gratuité ou la participation financière : vous pouvez décider de proposer un événement gratuit, avec un chapeau participatif, ou d’instaurer un tarif symbolique. L’avantage d’une petite participation aux frais est de couvrir les dépenses, tandis qu’une entrée gratuite permet d’abaisser au maximum les barrières pour l’accès à ce type d’événement.
N’oubliez pas non plus l’aspect humain. Constituez une équipe de bénévoles ou de volontaires pour gérer l’accueil, la préparation des ateliers, la communication, etc. Si vous anticipez un grand nombre de participants, créez idéalement un planning des tâches pour optimiser la répartition et éviter les surcharges.